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正确的英语书信格式

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英语书信的格式与结构基本上是固定的,一旦选定其中一种便不能随意更改。商务英语的内容与其结构相应,其中七项是必不可缺的。熟练掌握商务英语书信的格式与结构是从事对外贸易工作的必备技能。

英语书信的格式与构造基本上是固定的,一旦确定其中一种便不能随意修改。商务英语的内容与其结构对应,其中七项是必不可缺的。熟练掌握商务英语书信的格式与结构是从事对外贸易工作的必备技能。下面是小编帮你们整理的正确的英语书信格式,希望你们喜欢。

我国建立对外开放以来,对外贸易得到快速转型。WTO的顺利加入,使我国的对外贸易事业有了突破和建设。作为对外贸易中的一种基本的通信联系模式,商务英语书信也受到广泛运用。对于外贸专业的教师包括从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与构造并加以应用,是不可或缺的一项技能。

商务英语书信有自己独有的格式与构造。虽然目前的他们喜爱标新立异,喜欢以一种更轻易、更友好的方法进行交往,但是,为了减少寄信方和收信方之间因为格式、结构的不统一而导致的动荡,以及因而而产生的查找不便、使双方损失不必要的时间,所以,最安全、最有效的方式就是遵循国际里常见的、约定俗成的格式与构造。一旦确定一种格式与构造,最好是遵循使用,不能想改就改,想换就换,否则就要让他们一种不稳固、不安心的觉得,会引起一些意想不到的麻烦,有必然最后造成交易的错误。

一般来说,现在使用的商务英语书信的格式大致有两种:传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。

根据中国特色做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得十分普遍。它的突显特性就是所有信的内容却从信件的前面开始,段落与段落之间应比缩头式多空出两至三行,以便于区别。这种格式被当作齐头式(the fullblocked form) 。但是,有时把日期放在信纸的上边会让查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ,即让日期放在前面,而让任何内容放在上面。

一般来说,我们一般选用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的之后,更喜欢用双行距。

根据个人或公司的偏好,可以选用使用齐头式或缩头式。但不论选取哪一种格式,一般商务英语书信的结构却包含下列几个别内容:

(1) 信头(the letter - head)

(2) 案号和日期(the reference and date)

(3) 封内名称和地址(the inside name and address)

(4) 开头称呼语(the salutation)

(5) 信文(the message or the body of the letter)

(6) 结尾敬语(the complimentary close)

(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)

(8) 注意事项(the attention line)

(9) 事由、标题(the subject line)

(10) 经办人代号(the reference notation)

(11) 附件(the enclosure)

(12) 抄送(the carbon copy notation)

(13) 附言(the postscript)

在商务英语书信中,上述每一部分内容却有自己固定的位置,包含自己独有的内容,它们是不能随意互换的。

信头所包括的是写信人的几乎情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的更前面,有的公司让信头直接印在所使用的信纸上。质量优异的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展现一个公司的魅力,增强公司的信誉。

案号是写信时所让的、以便查询的符号或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区别。它的位置大约是在信头的后面。而日期在信头下面三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般让日期放在右端,这能起到行尾的意义,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的方式,因为中国跟美国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”, 而中国的日期标注法则是“March24 ,2002”。月、日的前面用空格,年份上面不用标点。

封内名称和地址即收信人的名称跟地址,要放到信纸的左下端,在日期下面三行或更多行,这能按照信的长短来定。

封内名称和地址要用齐头式,紧靠信纸的右边,这样会使信看上去整齐。

开头称呼语是书信人起初信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用句号,而在Gentlemen 后面用冒号。

信文是实质性的内容,信文的书写要求是简单、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分细化,每段集中于一个话题;打印精确,布局能有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。

结尾敬语是邮件结束时的一种礼貌用语。它也是一种礼貌用语,在信中没有实际作用,传统让之作为应该,并未变成习惯,所以经常沿用目前。传统的开篇敬语有: Yours faithfully , Yours truly(多用于中国) 等,也有人用倒装的Faithfullyyours , Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把她单独放在另一页。如遇此种情况,则信件应该再次安排、打印。

签署是写信人或其所代表企业的名称或标示。公司名称可以打印,而主管人签名则需要是手写,两者却不只用印章代替。这部分在开篇敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。

注意事项的习惯用语是:For the attention of 或简单的Attention ,下面通常能加上横线。当信件是写于特定的人或主办部门时,则用此词语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。

事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或通俗的几个词来声称信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。

经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首汉字简写,可用斜体,也可用大写。

附件在经办人代号以下两行。写信人能标示出一个或多个信中所提及的附件。经常选用的方式有: Enclosure , Enclosures ,Encl. ,Enc. 等。

抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种形式。明示的标示为cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标注为bcc ,后加收件人或公司的人名,只打印在复印件上,并且只能写信人和收信人知道。

附言在抄送以下两行。如来信人能增加点信中忘记说过的内容,可用此方法,但要切记避免使用。因为她可能会给人一种错觉,即在写信前,你无法很好地安排你的信件。这可能会影响去你的信誉。

在此类十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必须包括的内容,而后几个别则是可有可无的。

总之,当你书写商务英语书信的之后,必须注意:选定一种格式,坚持选用,不能变来变到;结构中的内容应安排适当得当,所必须的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是两人交易的好的开始。一封布局格调、端庄优雅的信件,会带给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。

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