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BEC考官教你商务英语写作 第3章:商务书信写作(1) 书信写作格式

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商务信件的种类繁多,内容也十分广泛。本章重点讲述在工作中常用的一些信函的模式,如:邀请信、道歉信、抱歉信、求职信和简历。

第3章:商务书信写作:Unit 1 商务书信的格式

商务信件的类型多样,内容也非常广泛。本章重点阐述在工作中常见的一些信函的方式,如:邀请信、道歉信、抱歉信、求职信和简历。

首先我们将了对书信的格式跟常见的套话做重点阐述零基础英语培训机构,然后根据信的不同用途进行归类讲解。下面给我们学习一下信封的地址如何书写。与日文读法相反,英文地址是先写小的地方,再写大的地方。比如: 中国北京市海淀区白石路紫玉胡同6号,英文的写法是: No.6 Ziyu Hutong, Baishi Road,Haidian District,P.R.China。

下面我们来认识一下信的格式,请听后面的举例。

(感谢您2004年4月12日关于我们新产品广告的预订来信。我写此信是告诉您为了他们提升了预算,所以在广告预定上有了肯定的差异。我们必须修改一下方面。我们要预定彩色版广告而不是黑白版。而且我们期待广告产生在4期中,而不是2期,这4期分别是在6月份、7月份、8月份和9月份。最后,如果您要让我一个新的价格,我将不胜感谢,并且考虑到我们预算了更多地期数,您是否让我们10%的折扣。对于让您带来的不便我很抱歉,我希望您的回信。)

通过里面这封信,您可以看到正是的英文舒心通常能包含下面几个部分。

信头(letterhead)

正是的商务信函按照要求一定写在专门的信纸中间,我们一般让这些信纸叫做带有信头的信纸(headed paper)。信头一般包含发言人的公司名称、地址、邮编、电话和传真号码等。信头的位置可以在信纸的左上角、右上角以及在信纸的中央。如果没有信头,你也可以先打起来。上面这封信的信头就是Mr.Thomas Davis, Smith and Brown PLC, 41 Fountain Street, Beijing 100010, Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。

寄信人的地址(sender's address)

我们可以听起来写信人的公司是Smith and Brown PLC,地址是41 Fountain Street, Beijing 100010, 电话和传真是 Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。寄件人的地点一般点在信的右上角以及信的左上角(收件人地址的上面)。

收信人的地址(recipient‘s address)

收信人的地址是David Advertising Ltd.,33 Corn Road,Beijing 100010。

编号(References,缩写为Ref.)

大多数商务书信却有编号,编号大致用于信件分类存档。编号一般分为Our ref.(我方编号)和Your ref.(你放编号)

日期(Date)

对于日期的书写大家一定要小心。比如2004年4月10日,我们写成2004/04/10,英国人一般为10/4/2004 或者10/04/2004,美式英语为4/10/2004或者04/10/2004。所以在写正是信函时最好写成10th April 2004(英式英语)或者April 10,2004(美式英语)。另外在这些信件中日期的位置并不是一成不变。它又可以产生在写信人地址的以下(信的右端),也可以产生在收信人地址的上边(信的左端),还可以产生在收信人地址的以下(信的左端)。这信就属于最终一种。

称呼语(salutation)

在信的正文开头总能有一个称呼,通常都是用Dear 开头。在英式英语中称呼语后面可以不加标点符号或加引号(美式英语有时加冒号),但是即使你使用却好就能在结束语后面也加上逗号,如果不是用逗号则结束语也不加引号。在英语中称谓名字与美国人恰好相反。中国人姓在前名在后,英国人是名前姓后。英语中通常有四种对人的称谓,即:Mr./Ms./Mrs./Miss,我们在称呼时一般用他们的姓。比如:James Brown, 其中James 是名(given name/Christian name/first name),Brown是姓(surname/family name/last name)。如果是男士(通常可以从名字听起来),我们可以说:Dear Mr. Brown 布朗先生(未婚或单身又可以)。如果是女士,我们可以说Dear Mrs. Brown布朗夫人(已婚),Dear Miss Brown布朗小姐(未婚),Dear Ms. Brown 布朗女士(未婚或单身又可以)。如果不知道对方姓名,我们可以这么写: Dear Sir or Madam, Dear Sir或者Dear Madam。如果收信人是一家公司,这时你则需要以Dear Sirs 作为这封信的称呼。

信的主题(subject 或者regarding 加上冒号,regarding 经常被简写为re:)

信的主题说明这封信主要阐明的是怎么内容。有时也可以不写subject或re: 而直接用大写字母写明主题以及用消协字母加横线。上面这封信可以有下述几种写法:

1.每个句子的首汉字大写:Re:New Product Advertisement Booking

2.每个句子的符号大写商务英语信头是什么,但是不用加横线:SUBJECT:NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING.

3.如果不用Re以及subject 可以直接写为:NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING 或者New Product Advertisement Booking。

以上三种大家可以任选。

信的正文(Body)

1. 信的首段:(introductory paragraph)

通常正是信函的第一阶段能说明写信的缘由、目的还是按照哪些来写这封信。

2.信的主段(main paragraph)

信的大致内容一般放在此段,此段按照内容的多少可以另分为数段。

3.结束段(concluding paragraph)

在新的结束段,通常能按照状况表达感谢或希望他们回信等。

结束语(complimentary ending)

结束于按照称呼语的不同而不同。如果明白收信人的姓名,比如:Dear Mr. Brown, Dear Mrs. Brown, Dear Miss Brown和Dear Ms. Brown, 其结束语是Yours sincerely(美式英语是Sincerely yours 或Sincerely)。如果不知道姓名我们一般用Dear sir or Madam, Dear Sir 或者Dear Madam,其结为语是Yours faithfully(美式英语是Faithfully yours 或Faithfully)。这里大家必须注意结束语Yours sincerely 的写法。Yours中的符号y必须大写,并且Yours中的s不能省略。综上所述商务英语学习,称呼语语结束语的对应关系如下:

签名(signature)

即写这封信的人用钢笔亲自写签名的全名。

打印机打出的名字(typed signature)

通常在用钢笔签名的下方再打出写信者得名字,这是为了防止读信的人看不清手签的名字。

职位或称谓(position/title)

内附(enclosures,缩写为Enc.)

它说明此信还寄回来了这种文件或物品。

了解了下列内容后, 请你们又看一下上面这封信的总体布局。一般的陆续信函主要有两种常用的写作方式,即全齐头式和缩进式。上面这封信就是全齐头式。它的特征是;信中的每一行字,包括日期、信内地址、称呼、征文、结束语和签名等从上面顶格写起。缩进式的原因是:正文每段第一行向右缩进5格,结束语位于右边偏右。目前大部分商务信函采用的是全齐头式。

Practice练习

1.下面是一封信的几个基本构成个别的英文表述,请让他们根据排序排列起来。

enclose,recipient's address,date, salutation, position/title,typed signature complimentary ending,main paragraph, introductory paragraphs, signature, sender's address, concluding paragraphs,letter head

2. The following letter has been revised so many times by Mr. Varney that it has become all mixed up, and his word processor has failed to reorganize it. Arrange the letter so that everything is in the right place.

a. James Smith

b.ABC LTD

c.9 White Stone Road 10081 Telephone 62110355 Fax 62130022

e-mail:Davidgreen2345@ABC.com

d.I look forward to your early reply.

e.Your ref:DS/19 Our ref:AD/21

f.Yours sincerely

g.David Bush, Sales Manager,HG Ltd, 23 Corn Street, Beijing 100010

h.Production Manager

i.Thank your for your letter of 28 April 2004. I am afraid that we have a problem with your order.

j.8 May 2004

k.Unfortunately, the manufacturers of part you wish to order have advised us that they cannot sully it until September. Would you prefer us to supply a substitute, or would you rather wait until the original parts are again available?

l. Dear Mr. Bush

3. 下面是几封信件开头的称呼个别,请计算他们能否准确商务英语信头是什么,并表明理由。如果失败,请将他们改正。

a. Dear Sales Manager

b. Dear Mr. C.Chun

c. Dear Yan Song

d. Dear Jerry

e. Dear Mr. Pearson

4. 请按照收信人情况提交出信的称呼和结束语。

The Chairman

Astra Publishing Hourse

100 South Street

New York NY1001

U.S.A

Dear________________

Yours_______________

.......................................................................................................................................

Dear Philip

_____________________

.......................................................................................................................................

The managers

ABC Inc.

University Drive

Bangkok

Thailand

Dear________________

Yours_______________

.......................................................................................................................................

Crystal Corp.

Seoul

South Korea

Dear________________

Yours_______________

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