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缩略词在商务英语函电中的选用原则及功能

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缩略词在商务英语函电中的使用特点及功能摘要:商务英语信函在国际贸易活动中起着越来越重要的作用。英语缩略词在商务函电中的使用频率是很高的。

缩略词在商务英语函电中的选用原则及功能摘要: 商务英语信函在国际贸易活动中起着越来越重要的意义。 英语缩略词在商务函电中的使用次数是很好的。 本文将对商务英语函电中的缩略词构词方式包括选用要求进行一些分析。Abstract: Business English correspondence is playing a more and more vital role in the international trade activities. The using frequency of the English abbreviations in business correspondence is very high. This article will discuss the features and using requirements of the English abbreviations in business English correspondence.关键词: 商务函电; 缩略词; 特点; 功能 Key words: business correspondence; abbreviation; feature;function 中图分类号: H31 文献标识码: A 文章编号: 1006-4311( 2013)30-0286-02 0 引言 商务函电不仅是整个商务过程中为各方及时传递重要信息, 还是签署协议、 履行合同的根据和凭证, 在商务会谈中有着举足轻重的意义, 而商务函电包括商务信函、 商务传电以及电报等方面。

为了 节省电传、 电报等电文的成本, 就必须选用缩略词这样即使可以 节省书写, 还能打印时间跟空间。 所以, 在商务函电中英语缩略词的使用次数颇高, 缩略词也是商务函电的首要原因之一。 在商务函电中缩略词使用规定非常明确, 这是因为缩略词在语法方面较为复杂, 使用非常难, 本文是对商务函电中产生的缩略词的特征包括选用要求进行的阐述和探讨。1 商务英语函电中缩略词的词义特点 英语缩略词就是把全部语法进一步浓缩处理, 缩写为一种简化的方式, 这样便于让必要的信息压缩去一瞬间能解释的程度。 因为缩略词可以降低时间跟空间, 所以在一些商务活动中, 起草者就会经常使用英语缩略词。 在我们平时英语中缩略词其实不常用, 但是在其构造规则方面等应用非常繁琐。 此类缩略词在其词义规则方面具备如下一些特征:①缩略元音, 保留入声。如: pcs (pieces), dbl (double), bl (bolt), chng (change),gdnc (guidance) 等。②保留第一个音节或者第二个音节的首音素。如: vol (volume)英语口语学习, inv (invoice),cap (capacity)商务英语一对一, abbr (abbreviate), voy (voyage) 等。

③保留头两个音节或者第三个音节的首重音。如 : immed ( immediately) , envir ( environment ) , estab (establish), disap (disapprove), ident (identify) 等。④保留首尾两个字母。如: cr (creditor), dr (debtor), yd (yard), wt (weight), ft (foot) 等。⑤间隔缩略, 即保留首汉字及其它关键辅音。如: QNTY (quantity), QLTY (quality), ATTN (attention), IFM (inform), CFM (confirm), CFMIN (confirmation), TKS (thanks) 等。⑥用 D 代替 ed, G 代替 ing, MT 代替 ment, TN 代替 tion。如: RCVD (received), SHPG (shipping), PAYMT (payment), SHPMT (shipment), CFMTN (confirmation) 等。

⑦保留首汉字及最后一个音节的所有汉字。如: OWISE (otherwise), TFORE (therefore), YDAY (yesterday), TDAY (today) 等。⑧使用谐音。如: U (you), V (we), B (be), OFA (offer), THRU (through), BINI (bye-bye), R (are) 等。⑨复合词中的虚词或所有词的首字母组合。如: ETA (established time of arrival), MT (metric ton), LT (long ton), ETD (established time of departure), URC (uniform rules of collection) 等。⑩复合词中的虚词首汉字组合, 中间加斜杠(/), 此斜线号一般代替虚词。如: B/L ( bill of lading), L/C ( letter of credit), D/A (documents against acceptance), D/P (documents against payment), T/T (telegraphic transfer) 等。

因此, 阅读、 起草商务函电, 首先需要认识在平时英语中较为少见的缩略词, 并认识其复杂的词义特征。2 商务英语函电中缩略词使用的随意性和不规范性 在商务函电中缩略词一般不随意使用的, 胡编乱造。 因为使用出来缩略词比较繁琐, 而商务函电在书写等方面的规定非常明确, 所以在函电中缩略词使用有必须的严苛规定。 这是在商业交易中由商务函电中英语具有很重要的意义决定的, 在实际中, 只要想认真分析细心留意。 在实务中,只要想认真注意观察, 就不难发现,商务英语函电中的缩略词在使用里存在着较大的随意性和不规范性。 这些弊端主要体现在下面几个方面:①漏写标点符号。 一般而言商务英语缩略词的运用有哪些, 商务信函、 合同还有其它出口单证中使用的降低词(clipped word), 都必须在增加词后加上一点号, 以提出这些文书、 单证文字的严谨性、 规范性, 杜绝文字漏洞。如: Dec. 23, 1997.Add. 110 Ganbe Road, Shanghai 200427.Your order No. 213.以上 3 例中的增加词(clipped word) Dec, Add, No 的词末又加上了一点, 以说明该词为其缩略形式, 这是书写缩略词的几乎要求。

②忽略标注、 说明。 使用缩略词必须能以让受众如何知道尊重其意义为前提。 如果在商务函电中能将某一厂家、 机构、 设备、 产品及科技名称以其缩略形式声称, 则要在该缩略词第一次出现时加上标注或在括号内加以说明。③随意杜撰、 编造缩略词。 每一个专业行业又各自有一套在使用上相 对稳定的缩略词, 商务英语领域所使用的缩略词多而复杂, 使用次数高,但这并不意味着起草者可以轻易杜撰、 胡乱捏造缩略词。 此外, 还有不少函电中的缩略词在其大小写、 缩略词之间的间隔等方面存在着一些弊端。究其原因, 是起草者对商务函电中的缩略词的特殊性缺乏应有的知道, 以致在使用里发生了较大的随意性。3 商务英语函电中缩略词的使用规范 商务函电的时效性以及在商业交易中的重要性, 客观上提出起草者不仅能认识缩略词的词义规则, 而且要明确坚持缩略词的选用规范, 尤其要留意以下几点:①无须在文中加注说明的缩略词必须是外经贸业务中经常使用的, 并为众多外经贸人员所熟悉的这些缩略词。 ②对于一些声称公司、 机构、 产品、 设备、 工艺、 技术等名称的复合名词或短语, 如果采取缩略形式, 应在该缩略词在文中第一次出现时, 加以注释或括号表明。

③由于不同学科领域一般各自有一套常用的缩略词, 但隔行如隔山, 即使熟悉本专业行业的缩略词,也往往能通晓其他学科的缩略词商务英语缩略词的运用有哪些, 因此, 假如在商务函电中能使用任何学科的缩略词, 则需要加注说明。 ④有些缩略词仅限于某些电报、电传等特殊通讯范围内选用, 以降低发送成本。 ⑤如果是增加词(clipped word), 即将原本一个完整的词截短, 则要在词末加上一个点。 ⑥专用词汇包括名词的缩略词如: IMF\ EEC\ GNP\ FOB\ CIF 等能大写。 ⑦缩略词书写时, 应谨记其行间距, 以便读者解释。4 结语 综上所述, 商务英语函电中的缩略词具有肯定的特殊性, 这些缩略词 在平时英语中很少使用, 在其构词方面也非常复杂, 而且在选用上都有明确的规定与规则。 熟悉这些缩略词的繁杂构词特性跟严格的选用要求, 是更好地阅读、 理解、 起草某些商务英语信函的关键环节。参考文献:[1] 徐骏. 商务英语术语翻译难点分析[J]. 苏州科技学院学报(社会科学版), 2008(01) .[2] 蒋春姣. 英语商务信函文体特点与翻译[J]. 消费导刊, 2007(08) .[3] 司爱侠, 张强华. 电子商务英语新词的形成与翻译机制[J]. 电子商务, 2011(08) .

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